PERENCANAAN DAN KEPUTUSAN IMPLEMENTASI ERP (BAGIAN 5)

---lanjutan dari bagian 4 tentang Vendor ERP---

Setelah di bagian sebelumnya telah dijelaskan dan disebutkan tentang Vendor dari ERP, untuk bagian ini akan dijelaskan tentang perencanaan dan keputusan implementasi dari ERP.

Beberapa Keputusan Utama yang harus diambil ketika ingin mengimplementasikan sistem ERP sebagai berikut:

• Jika perusahaan memutuskan untuk mengimplementasi ERP sebaiknya didasarkan pada:

1. Keinginan untuk memperbaharui teknologi
2. Keinginan untuk meningkatkan proses 
3. Keinginan untuk meningkatkan produktivitas 
4. Pertimbangan strategis 

• Keputusan perusahaan dalam mengimplementasikan sistem ERP sebaiknya mengikuti proses best practice software ERP atau melakukan customization

• Inhouse atau outsource?

• Metode “Big Bang” ataukah phased

Kelebihan metode Big Bang:

1.  Waktu peralihan dari sistem lama ke sistem ERP baru menjadi lebih cepat.
2. Biaya yang dibutuhkan lebih sedikit daripada waktu implementasi bertahap dan berlarut-larut. 
3. Tidak membutuhkan interface sementara karena implementasi dilakukan di awal sehingga  interface-nya bersifat permanen.
4. Implementasi terjadi pada satu aktu dan semua orang mengetahui waktu implementasi tersebut.

Kekurangan metode Big Bang: 

1. Risiko kegagalan lebih tinggi.
2. Tidak dapat sewaktu-waktu pindah ke sistem lama.
3. Pimpinan proyek tidak dapat menunjukkan hasil kinerja dari sistem ERP sampai semua modul terimplementasi.
4. Memerlukan pelatihan untuk para pengguna secara keseluruhan

Kategori perusahaan yang cocok menggunakan metode Big Bang:

1. Perusahaan kecil dan tingkat kompleksitas bisnis proses yang rendah.
2. Struktur organisasi yang flat dan tingkat pengontrolan yang rendah.
3. Jumlah modul yang sedikit dan tingkat perubahan modul yang rendah

Kelebihan metode Phased Implementation:

1. Tenaga kerja dapat berkonsentrasi pada modul tertentu.
2. Dapat sewaktu-waktu menggunakan sistem lama
3. Pimpinan proyek dapat menunjukkan keberhasilan implementasi per modul di dalam ERP ke pihak manajemen
4. Risiko kegagalan lebih kecil
5. Mendapatkan banyak pengetahuan dan pengalaman dari tiap fase implementasi sistem ERP ini.

Kekurangan metode Phased Implementation:

1. Waktu peralihan dari sistem lama ke sistem ERP baru menjadi lebih lama
2. Biaya yang dibutuhkan menjadi lebih besar
3. Harus merawat sistem lama
4. Kecenderungan untuk kembali ke sistem lama
5. Operasional dari sistem lama memberikan peluang untuk menghambat sistem ERP baru berjalan

Kategori perusahaan yang cocok menggunakan metode Phased Implementation:

1. Perusahaan besar dan tingkat kompleksitas bisnis proses yang tinggi
2. Struktur organisasi yang berjenjang dan tingkat pengontrolan yang tinggi
3. Jumlah modul yang banyak dan tingkat perubahan modul yang tinggi

• Single Package atau Best Of Breed

• Pertimbangan-pertimbangan dalam memiliki Package Software ERP

1.  Fungsional Package Software ERP cocok dengan proses bisnis perusahaan
2. Tingkat integrasi antar komponen dari sistem ERP
3. Fleksibilitas dan skalabilitas
4. User friendly
5. Implementasi Package Software ERP dapat dilakukan dengan cepat
6. Kemampuan untuk mendukung perencanaan dan pengendalian perusahaan yang memiliki banyak cabang (multisite)
7. Teknologi client server, database independence, keamanan
8. Ketersediaan upgrade secara berkala
9. Jumlah customization yang dibutuhkan
10. Dukungan infrastruktur lokal/ internal
11. Biaya untuk lisensi, pelatihan, implementasi, pemeliharaan, customization, hardware

Secara umum, ada empat faktor yang harus dipertimbangkan dalam memilih Package Software ERP yaitu fungsional, atribut teknis, kemitraan dan biaya.


---bersambung ke bagian 6 tentang Tahapan Implementasi ERP dan Strategi Implementasi ERP---

Referensi : 

Suryani, Ni Putu Sri M. 2013. “Strategi Implementasi ERP Big Bang dan Phased Rollout”. Fakultas Teknik. Universitas Udayana.

Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart. 2015. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 13. Jakarta: Salemba Empat
IAI. 2015. Modul Sistem Informasi dan Pengendalian Internal. Jakarta: IAI