TAHAPAN IMPLEMENTASI ERP DAN STRATEGI IMPLEMENTASI ERP (BAGIAN 6)
---lanjutan dari bagian 5 tentang Perencanaan dan Keputusan Implementasi ERP---
Setelah dari bagian 1 hingga bagian 5 kemarin, maka selanjutnya akan kita lanjutkan tentang bagaimana Perencanaan dan keputusan Implementasi dari ERP tersebut.
Ada 5 tahapan dalam implementasi ERP menurut Motiwalla dan Thompson (2009:12) dalam buku yang berjudul Enterprise System for Management, antara lain:
1. Tahap 1 - Scope and Commitment ( Scope and Planning - termasuk dalam tahap Initiation)
a) Menentukan ruang lingkup atau scope untuk implementasi ERP yang disesuaikan dengan sumber daya (termasuk budget) dan waktu yang telah ditentukan sebelumnya. Daftar scope yang harus ditentukan antara lain Scope Fisik (mengidentifikasi lokasi implementasi dan berapa banyak user yang terlibat), Scope BPR (mengidentifikasi proses yang akan didefinisikan ulang), Scope Teknikal (menentukan proses pada sistem ERP yang akan diubah), Scope Sumber Daya (menentukan besarnya waktu dan biaya untuk implementasi), dan Scope Implementasi (menentukan modul dari software ERP yang digunakan).
b) Membuat visi jangka panjang dan rencana implementasi jangka pendek yang harus mendapatkan dukungan penuh dari manajemen level atas.
c) Memilih dan pembentukan struktur tim implementasi peran dari konsultan dan SDM internal perusahaan yang terkait dengan implementasi harus terdefinisikan dengan jelas.
d) Melakukan review terhadap vendor-vendor ERP, memilih satu vendor dan melakukan penandatanganan kontrak.
2. Tahap 2 - Analysis dan Design (termasuk dalam tahap Analysis Design)
a) Melakukan analisis gap, yaitu membandingkan fungsi yang disediakan oleh sistem ERP dengan proses operasional.
b) Analisis gap, digunakan sebagai dasar membuat rancangan use interface bagi bagian yang dimodifikasi pada software ERP.
c) Selain itu, harus dilakukan penentuan strategi implementasi ERP yaitu implementasi dengan cara vanilla atau chocolate.
d) Pada akhir tahap ini, tim implementasi dapat membuat prototype implementasi software ERP.
3. Tahap 3 - Acquisition and Development (berada diantara tahap Analysis Design dan Implementation)
a) Melakukan eksekusi dari hasil analisis gap yang telah dibuat.
b) Akhir pada tahap ini ditandai dengan mengonfigurasi keamanan dan mengimplementasikan aturan authentication dan otorisasi untuk mengakses sistem ERP.
4. Tahap 4 - Implementation
a) Pada tahap ini, software ERP akan terinstall dan dapat digunakan oleh end user .
b) Pada tahap ini juga dilakukan konversi dari sistem lama ke sistem baru berbasis ERP. Ada 4 metode konversi yang dapat digunakan antara lain:
- Phased → metode dimana konversi dari sistem lama ke sistem baru berbasis ERP dilakukan secara bertahap.
- Pilot → metode konversi dimana menerapkan terlebih dahulu bagian tertentu dari sistem baru berbasis ERP untuk memastikan sistem baru tersebut berjalan sesuai harapan.
- Parallel → metode konversi dimana sistem lama dan sistem baru berbasis ERP diterapkan bersamaan. Jika sistem baru berbasis ERP berjalan dengan lancar, maka sistem lama akan dihentikan dan sepenuhnya akan digantikan dengan sistem baru.
- Direct Cutover atau Big Bang → metode konversi dimana langsung menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru berbasis ERP.
5. Tahap 5- Operation
Pada tahap ini, tim implementasi akan beralih fungsi menjadi tim support untuk membantu end user dan tim operasional yang mengalami kesulitan dan membutuhkan bantuan dalam penggunaan sistem ERP. Selain itu, aktivitas yang menjadi kunci utama dalam tahapan ini adalah mengenai manajemen pembaharuan (update) dari sistem ERP serta mengatur kontrak software dengan vendor.
Suryani, Ni Putu Sri M. 2013. “Strategi Implementasi ERP Big Bang dan Phased Rollout”. Fakultas Teknik. Universitas Udayana.
IAI. 2015. Modul Sistem Informasi dan Pengendalian Internal. Jakarta: IAI
Comments