SISTEM INFORMASI DALAM SIKLUS SUMBER DAYA MANUSIA/PENGGAJIAN (BAGIAN 1)

Keberhasilan sebuah organisasi bergantung pada pegawai yang memiliki kemampuan dan motivasi karena pengetahuan dan kemampuan mereka mempengaruhi kualitas dari barang serta jasa yang diberikan ke pelanggan. Untuk memanfaatkan  pegawai perusahaan secara efektif, sistem MSDM/penggajian harus mengumpulkan dan menyimpan informasi yang dibutuhkan para manajer untuk menjawab berbagai pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Berapa jumlah pegawai untuk mencapai sasaran strategis perusahaan?
• Siapa saja dari pegawai yang memiliki keahlian khusus?
• Keahlian mana yang masih langka dan harus ditambah?
• Keahlian mana yang sudah berlebih dan harus dikurangi?
• Seberapa efektif program pelatihan terkini dalam memelihara dan meningkatkan tingkat keahlian pegawai?
• Apakah kinerja pegawai secara umum membaik atau memburuk?
• Apakah ada masalah-masalah dengan turnover/ perputaran, keterlambatan, atau ketidakhadiran pegawai?

Alur Pemrosesan Gaji

Database induk MSDM/ Penggajian menyediakan beberapa informasi yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan diatas. Untuk menggunakan pengetahuan dan kemampuan para pegawai secara efektif, banyak organisasi berinvestasi pada sistem manajemen pengetahuan. Sistem manajemen pengetahuan merupakan perangkat lunak yang menyimpan dan mengelola keahlian yang dimiliki oleh pegawai individu sehingga pengetahuan tersebut dapat dibagikan dan digunakan oleh yang lain.

Sistem manajemen pengetahuan dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas. Sebagai contoh, kantor konsultan profesional sering menyediakan jasa yang serupa ke banyak klien yang berbeda. Perangat lunak manajemen pengetahuan memungkinkan para konsultan untuk menyimpan solusi-solusi mereka terhadap masalah tertentu dalam sebuah database yang dibagikan. Sering kali, solusi tersebut dapat digunakan sebagai contoh (template) untuk memenuhi kebutuhan klien-klien lain. Penggunaan ulang atas pengetahuan tersebut menghemat waktu pada kesepakatan di masa depan. Akses terhadap database yang dibagikan juga memungkinkan para pegawai untuk belajar dari kolega-kolega yang tersebar secara geografis yang telah memiliki pengalaman sebelumnya dalam mengatasi suatu permasalahan tertentu.

Gambar Bagian Sistem ERP yang mendukung MSDM/Penggajian

Ancaman dan Pengendalian yang diterapkan dalam Siklus Sumber Daya Manusia/ Penggajian

Dari Gambar diatas menunjukkan bahwa seluruh aktivitas siklus MSDM/ penggajian bergantung pada database terintegrasi yang memuat informasi mengenai pegawai, penggajian dan penggunaan waktu oleh pegawai.  Oleh karena itu, ancaman utamanya antara lain:

Ancaman Utama Pertama : Data Induk Yang Tidak Akurat Atau Tidak Valid

• Penentuan staf yang berlebih atau kurang. Hal tersebut dapat menciptakan ketidakefisienan yang berkaitan dengan penugasan pegawai untuk menjalankan tugas yang tidak sepenuhnya dikuasai.
• Kesalahan pada pembayaran pegawai, dimana dapat menciptakan masalah-masalah semangat kerja yang signifikan.
• Perusahaan mungkin dapat menanggung denda untuk kesalahan yang dibuat dalam pembayaran pajak penggajian.
• Kesalahan pada data mengenai penggunaan waktu pegawai dapat mengakibatkan evaluasi kinerja yang tidak akurat dan kekeliruan dalam perhitungan biaya produksi dan jasa 

Salah satu cara untuk mengurangi ancaman ketidakakuratan atau tidak validnya data induk yaitu :

1. Menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan yang didiskusikan untuk meminimalkan risiko kesalahan input data.
2. Membatasi akses terhadap data tersebut dan mengatur sistem, sehingga hanya para pegawai terotorisasi yang dapat membuat perubahan terhadap data induk.
3. Pemeriksaan atas seluruh perubahan terhadap data induk.

Ancaman Utama Kedua : Pengungkapan Yang Tidak Diotorisasi Atas Informasi Sensitif

Contoh dari ancaman utama kedua atas informasi sensitif yaitu gaji dan evaluasi kinerja untuk pegawai individu. Hal tersebut dapat menciptakan masalah yang berhubungan dengan semangat kerja, apabila pegawai mendengar bahwa bayaran mereka berbeda secara signifikan dengan pegawai lain.  Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko pengungkapan data penggajian yang tidak terotorisasi adalah (a) Menggunakan autentikasi multifaktor dan pengendalian keamanan fisik untuk membatasi akses data induk dan (b) Enkripsi juga mencegah para pegawai tekonologi informasi (TI) yang tidak memiliki akses terhadap sistem ERP agar dapat menggunakan manfaat sistem pengoperasian untuk melihat informasi sensitif.

---bersambung ke bagian ke 2 ---

Referensi: 

Romney, Marshall B.dan Paul John Steinbart.  2019. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

Suhendri, Hendrik. 2010. Keterkaitan Antara Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia Dengan Siklus Penggajian. JAMSWAP, Vol.2 No.2, Hal.25-31.