SISTEM INFORMASI DALAM SIKLUS SUMBER DAYA MANUSIA/ PENGGAJIAN (BAGIAN3)

---Lanjutan dari bagian 2---

Aktivitas Siklus Penggajian

Gambar Diagram Bagian Penggajian dari Siklus MSDM/Penggajian

Diagram diatas menunjukkan lima sumber utama input pada sistem penggajian.

1. Departemen MSDM : memberikan informasi mengenai perekrutan, pemberhentian dan perubahan tingkat pembayaran
2. Para pegawai : pegawai mengajukan perubahan terkait potongan yang mereka tentukan secara bebas.
3. Departemen-departemen : memberikan data mengenai jam kerja aktual para pegawai
4. Para pegawai pemerintahan: memberikan tingkat pajak dan instruksi untuk memenuhi ketentuan peraturan.
5. Perusahaan asuransi dan perusahaan lain: memberikan instruksi supaya dapat menghitung dan membayarkan potongan gaji untuk pembayaran pajak.

Aktivitas Pertama : Memperbarui Database Induk Penggajian

Departemen MSDM bertanggung jawab untuk memperbarui database penggajian untuk perubahan yang diajukan secara internal terkait ketenagakerjaan, sedangkan departemen penggajian memperbarui informasi mengenai tarif pajak dan potongan penggajian lainnya.

Ancaman dari aktivitas memperbarui database induk penggajian yaitu adanya perubahan yang tak terotorisasi atas data induk penggajian. Pengendalian dari ancaman tersebut (a) pemisahan tugas secara tepat, dimana hanya departemen MSDM yang diperbolehkan memperbarui file induk penggajian untuk perekrutan, pemecatan, kenaikan gaji, dan promosi, dan departemen penggajian menerbitkan dokumen-dokumen penggajian; (b) pengendalian akses sistem penggajian.

Ancaman lain yang timbul dari aktivitas tersebut yaitu ketidakakuratan dalam memperbarui data induk penggajian sehingga dapat menghasilkan kesalahan dalam pembayaran pegawai dan denda karena tidak membayarkan jumlah yang benar atas pajak penggajian kepada pemerintah.  Untuk mengatasi ancaman ini, (a) pengendalian integritas pemrosesan secara tepat  (seperti pengecekan validitas pada nomor pelanggan dan uji kelayakan terhadap perubahan yang sedang dibuat); (b) memiliki laporan pemeriksaan manajer departemen atas seluruh perubahan terhadap pegawai di departemennya memberikan sebuah cara yang tepat waktu untuk mendeteksi kesalahan.

Aktivitas Kedua: Memvalidasi Data Waktu Dan Kehadiran

Ancaman utama dalam aktivitaas kedua ini adalah data waktu dan kehadiran yang tidak akurat. Ketidakakuratan dalam mencatat waktu dan kehadiran dapat mengakibatkan biaya tenaga kerja yang meningkat dan laporan biaya tenaga kerja yang keliru. Selain itu, dapat mengakibatkan menurunnya semangat kerja pegawai atau mengakibatkan gaji tenaga kerja yang tidak terbayarkan.

Pengendalian untuk ancaman ini antara lain (a) Otomatisasi data sumber, contoh alat pembaca tanda pengenal dapat digunakan untuk mengumpulkan data waktu kerja bagi para pegawai produksi secara otomatis menyimpan data ke sistem pemrosesan penggajian (contoh pembaca sidik jari); (b) teknik autentik biometik, seperti pemindai tangan untuk memverifikasi identitas pegawai yang masuk dan keluar kerja. Tujuannya untuk mencegah pegawai meninggalkan pekerjaan lebih dini serta mencegah adanya seorang rekan kerja yang salah mencatat bahwa orang tersebut ada di tempat kerja. (c) Pemisahan tugas, data kartu waktu yang digunakan untuk menghitung penggajian, harus direkondiliasi terhadap data kartu jam kerja yang digunakan untuk tujuan penentuan biaya dan manajerial, semuanya dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat dalam pebuatan data tersebut. (d) Meminta para supervisor departemen untuk memeriksa dan menyetujui kartu waktu dan kartu jam kerja.

Aktivitas Ketiga: Menyiapkan Penggajian

Ancaman yang muncul saat menyiapkan penggajian yaitu adanya kesalahan-kesalahan dalam memproses penggajian, dimana kesalahan tersebut dapat menimbulkan turunnya semangat kerja pegawai, terutama jika cek gaji terlambat. Cara menanggulangi ancaman tersebut antara lain:

1. Pengendalian integritas pengolahan data dapat mengurangi ancaman kesalahan penggajian. Pengendalian integritas tersebut antara lain: (a)Total batch, (b) Melakukan cross footing daftar penggajian dan (c) Akun kliring penggajian.
2. Pemeriksaan pengawasan atas daftar penggajian dan laporan lain berlaku sebagai pengendalian detektif untuk mengidentifikasi kesalahan pemrosesan penggajian.
3. Memberi pegawai sebuah laporan pendapatan memberikan lapisan lain atas pengendalian detektif, karena para pegawai cenderung melaporkan kesalahan yang terang-terangan.
4. Pemeriksaan atas panduan IRS (Internal Revenue Service) untuk memastikan klasifikasi yang layak pada para pekerja baik pegawai atau kontraktor independen, yaitu dengan menelaah aturan perpajakan dan aturan potongan lainnya terkait pegawai sehingga perhitungan dan pemotongan gaji dapat dilakukan dengan tepat

Aktivitas Keempat : Pembayaran Gaji

Ancaman lainnya dalam sistem MSDM / Penggajin yaitu adanya pencurian atau distribusi yang curang atas slip gaji seperti pencurian cek gaji, penerbitan cek gaji ke pegawai fiktif, atau penerbitan cek gaji ke pegawai yang telah diberhentikan. Pengendalian yang dapat dilakukan dalam mengatasi ancaman tersebut antara lain:

1. Pembatasan akses fisik terhadap cek gaji kosong dan mesin tanda tangan cek
2. Pembatasan akses terhadap sistem EFT (electronic funds transfer / transfer data elektronik). Transfer dana menggunakan perangkat lunak perbankan online.
3. Verifikasi atas kesesuaian identitas pegawai dan nama di rekening penerima gaji.
4. Menggunakan rekening khusus untuk pendistribusian gaji ke pegawai yang diisi apabila nilai gaji yang akan dibayarkan telah ditetapkan dan diverifikasi.
5. Pembatasan akses terhadap database induk penggajian, tujuannya untuk mengurangi risiko pembuatan cek untuk pegawai fiktif.
6. Melakukan verifikasi identitas seluruh pegawai yang menerima cek penggajian.
7. Penelusuran transfer gaji yang tidak berhasil terkirim. 

Aktivitas Kelima : Potongan atas Gaji

Ancaman yang dapat terjadi dalam aktivitas ini antara lain (a) kegagalan untuk melakukan pembayaran yang diminta, (b) pembayaran yang tidak tepat waktu dan (c) kesalahan dalam pembayaran.

Pengendalian untuk ancaman (a) dan (b) yaitu melakukan pemutakhiran formula perhitungan gaji supaya sesuai dengan potongan yang disyaratkan oleh regulasi. Sedangkan pengendalian untuk ancaman (c) yaitu pengendalian integritas pemrosesan seperti pengecekan cross footing dan total batch, reviu oleh supervisor atas laporan gaji dan potongan yang diambil dari gaji pegawai, dan reviu oleh pegawai atas slip gaji yang mereka terima setiap periode penggajian. 

Referensi: 

Romney, Marshall B.dan Paul John Steinbart.  2019. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

Suhendri, Hendrik. 2010. Keterkaitan Antara Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia Dengan Siklus Penggajian. JAMSWAP, Vol.2 No.2, Hal.25-31.

NB:
Terima kasih jika materi diatas sangat membantu kalian dalam tugas maupun untuk menambah wawasan tentang sistem informasi dalam siklus MSDM dan penggajian. Jika menginginkan versi lengkap dalam bentuk makalah, bisa di download di sini.